这篇文章是多部分系列文章的第一部分,该系列概述了小型企业可以更有效地在线规划和交流的方式。 

 

COVID-19 正在改变企业沟通和运营的方式,我们一直在与本地、区域和国家公司合作,帮助他们有效地规划和执行沟通。

我们发现许多公司正在实施或询问一些核心组件,我们想分享它们。

视频会议

我们的员工现在已经远程工作了大约一个月,并且经常使用视频会议来连接内部和与我们的客户。如果您还没有使用一个程序,有很多程序需要考虑,但这里是我们的前三名:

谷歌环聊

这是我们的首选,原因有几个。我们已经通过 G Suite 支付了费用,G Suite 为我们的电子邮件和云存储提供支持,并且它本机集成在我们的工作流程中。这意味着当我们创建新的日历邀请时,我们只需单击一个按钮即可创建会议链接和号码。如果您有免费的 Gmail 帐户或者您正在为 G Suite 付费,这将是我们的第一个建议。 

如果您计划与组织外部的用户或没有 Google 帐户的用户共享会议链接,他们仍然可以访问它。它只会提示他们输入姓名,并通知组织者这些用户想要加入通话。

飞涨

与 Google Hangouts 类似,Zoom 只需要组织者有一个帐户,其他参与者可以通过链接访问它,从而可以轻松地与组织外的人分享。 

我们最喜欢 Zoom 的一点是能够上传背景图像和视频以在您的会议上使用。你不知道我们花了多少时间 和谁玩 研究那些。毕竟,我们是一家创意公司。说真的,只需在谷歌图片搜索“缩放背景”,就可以告别一天中的剩余时间了。

虽然 Zoom 非常有趣,但在使用它时需要牢记一些非常严肃的事情。 飞涨 不是端到端加密的 尽管以这种方式进行营销,并且它已经 其他安全问题.我们不是软件安全方面的专家,但我们会这样说:如果您打算使用它,特别是如果您正在讨论私人信息,请在实施之前在平台上做足功课。 

优步会议

优步会议 具有与 Google Hangouts、Zoom、GoToMeeting 和其他一些大公司相同的主要功能,但感觉更现代。您可以使用视频、共享屏幕,更重要的是,您可以选择保持音乐(Rick Astley,有人吗?)。不过,我们最喜欢的功能是玩流行语宾果游戏,您可以在任何时候在您的电话中出现流行语时检查一个方块。当您一路玩游戏时,两小时的电话会议并没有那么糟糕。

内部沟通

温加德 作为一个组织,使用 松弛 用于内部通信,并且已经有几年了。我们可以自信地说,如果没有它,现在远程工作会更加困难。 Slack 就像电子邮件、即时消息和短信以及有助于协作的视频聊天和屏幕共享工具的组合。 

对于内部通信,它非常适合与个人或团体实时聊天,并且可以防止收件箱变得杂乱无章。您可以上传和共享媒体并创建公共频道(在您的组织内)和私人频道(仅对特定人员可见)以将对话分组在一起。

如果您现在想简化内部沟通,Slack 可能会有所帮助。它有一个有一些限制的免费计划,但在我们看来,即使是付费计划,对于远程团队来说也是值得购买的。 

松弛 并不是唯一值得考虑的选择,尤其是当您的组织使用 Microsoft 产品时。在这种情况下,我们建议您查看 Microsoft Teams,它似乎更适合大型企业网络,但如果包含在您的订阅中,它当然值得研究。

电子邮件营销

对于大多数公司而言,电子邮件营销是投资回报率最高的渠道,因为它的成本低、受众选择加入且相对易于执行。然而,电子邮件不仅仅是一种营销渠道。它现在是一个重要的工具,可以主动向您的受众传达更新。现在真的不是出售的时候——现在是提供更新、建议和有用信息的时候了。我们鼓励您更新所有自动电子邮件以将 COVID-19 考虑在内,并在发出的任何电子邮件中更新您的语气。 

我们一直在与使用电子邮件与被解雇的员工、希望及时了解产品线的投资者以及可能遇到供应线中断的供应商保持联系的组织合作。

如果我只是在 Outlook 中创建一个新电子邮件并将我的所有收件人放在“收件人”字段中会怎样? 嗯,是的,你可以这样做,但出于几个很好的理由,这是一个坏主意。 

  1. 电子邮件营销软件旨在处理大量电子邮件列表。支持该软件的公司与 Internet 服务提供商建立了牢固的关系,以确保您的电子邮件安全合法地传送。该软件还提供强大的报告工具,保护您的数据,并为您电子邮件列表中的用户提供对他们如何接收通信的急需的控制。
  2. 通过 Outlook 等程序发送大量电子邮件或滥用电子邮件营销软件,可能会导致您的 IP 地址、域或主机被列入黑名单。如果您认为自己可能遇到麻烦,可以使用以下命令查看您的域是否受到影响 MX Toolbox.
  3. 将您的电子邮件列表添加到 Outlook 中的收件人字段会损害收到它的每个人的隐私,因为这将允许所有收件人查看整个列表并可能将这些数据用于自己的用途。我们知道您在想什么;你可以密件抄送每个人,这将保护列表。然而,上面列出的前两个问题超过了好处。

如果您不确定哪种电子邮件营销服务适合您,请告诉我们,我们可以根据您的需求提出建议。我们的大多数小型企业客户都使用 MailChimp,因为它具有易用性和价格优势,但还有许多其他不错的选择。